Uso de tecnologia na gestão pública

Nossa sociedade tem mudado profundamente. A tecnologia e a internet têm revolucionado nossa maneira de ver o mundo e a forma com que nos relacionamos com as pessoas. Com o governo não seria diferente. Hoje, há uma onda crescente de digitalização de serviços públicos, que repensa processos e mecanizam muitos deles, dando mais eficiência e produtividade.

Além da entrega de serviços públicos, a tecnologia tem ajudado significativamente do outro lado da relação entre governo e sociedade, da parte dos gestores públicos. Hoje, existem diversas plataformas e mecanismos que têm contribuído significativamente para uma gestão no setor público mais ágil, dinâmica e muito mais produtiva. Neste artigo, iremos discutir um pouco sobre como as tecnologias podem ajudar na sua gestão dentro do Governo e como essas ferramentas têm sido companheiras do aumento da eficiência no setor público bem como tem contribuído significativamente para uma gestão pública ágil.

A revolução tecnológica

Ao longo da nossa história, passamos por diversos momentos que remodelaram a forma em que a sociedade era constituída. A tecnologia e a internet marcam um importante momento de transição na nossa história. A revolução causada por esses mecanismos têm alterado profundamente nossa convivência enquanto sociedade. A velocidade das informações, a conexão facilitada bem como a rapidez e eficiência provocada por certas tecnologias tem feito com que repensemos nossa forma de convivência diariamente.

O governo, por sua vez, também tem sido impactado por essas mudanças. Como uma expressão da sociedade, o Estado é impactado pelas lógicas sociais presentes nesta determinada sociedade. Assim, se a demanda da sociedade pelo uso da tecnologia tem aumentado significativamente e se as pessoas têm mudado sua forma de se relacionar, o governo precisa se adaptar e caminhar rumo a essa nova sociedade.

Uma gestão ágil é possível?

Partindo deste pressuposto, precisamos enxergar esta nova realidade que já estamos vivenciando como positiva. Embora o processo de transição para os mecanismos que essa revolução demanda sejam um pouco desgastantes, utilizá-las pode potencializar significativamente a sua gestão bem como impactar profundamente na entrega final de um serviço público. É necessário olhar o novo mundo como aliado, não como inimigo. Você, gestor, pode ter um uso saudável e eficiente da tecnologia, podendo esses mecanismos agregarem fortemente a sua atuação.

Essas tecnologias podem auxiliar profundamente na sua atuação durante o seu dia a dia. Seja na organização do trabalho da sua equipe, na gestão de informações ou na agilidade de processos, sua gestão pode ser facilitada e dinamizada através do uso inteligente e integrado destas ferramentas.

Desde ferramentas simples como as próprias acessíveis por uma conta do Google – Google Docs, Google Planilhas, Google Agenda – até softwares mais robustos podem ser aliados de você e da sua equipe. Por todo o país, o poder público tem se tornado um companheiro da tecnologia e, consequentemente, a tecnologia tem auxiliado os gestores a entregarem mais resultados em sua gestão.

O uso da tecnologia no dia a dia

Quando você estiver predisposto a ter a tecnologia como sua aliada, será necessário que você passe a repensar processos. Essas tecnologias fazem com que processos sejam simplificados a partir da reflexão crítica de sobre os procedimentos adotados no seu dia a dia de trabalho. A exemplo, tem sido muito utilizado por diversos gestores a ferramenta do Google Agenda para controle de agenda de reunião e compromissos, ao invés de uma agenda física.

Uma simples mudança como essa pode dinamizar em grande escala o fluxo do seu trabalho e da sua equipe. A utilização de uma plataforma online para o controle da agenda é uma das diversas facilidades que a tecnologia pode contribuir. Além de toda a sua equipe saber quais são as suas agendas do dia, facilitando assim o encaixe de horários e diligências sobre outras reuniões, você mesmo pode fazer o controle dela através do seu celular, bem como receber notificações de compromissos para não se esquecer.

De funções simples como agenda até funções um pouco mais complexas como controle orçamentário, essas tecnologias podem agregar a sua gestão. Hoje existem diversos mecanismos que podem te ajudar com isso, das mais variadas especificidades. No entanto, um bastante simples e muito difundido é a utilização do Google Planilhas para o controle financeiro. Através dela, você consegue gerar uma planilha que diversas pessoas possuem acesso ao mesmo tempo, e as edições são salvas instantaneamente, não correndo o perigo de perder tudo caso haja um desligamento do aparelho. Além disso, ela pode ser acessada de qualquer computador, desde que logada em sua conta específica. Essa ferramenta permite que sejam organizados dados financeiros, seja sobre a execução orçamentária, sobre ajustes no orçamento ou sobre o pagamento de pessoal.

Gestão de atividades

Também existem mecanismos para a organização das suas tarefas e da sua equipe no seu dia a dia. Além do Google Agenda, ferramentas como Trello, ToDoist e Notion podem ser grandes aliadas à organização do seu trabalho no dia a dia dentro da gestão pública. Elas te ajudam a atribuir tarefas à equipe, monitorar o que está sendo feito, estipular prazos e muito mais. São ferramentas dinâmicas e intuitivas que sem dúvidas podem ajudar na sua gestão.

Através do Trello é possível que você organize sua equipe, dividindo-a por funções e tarefas. Ainda, por meio da plataforma, você consegue atribuir prazos, editar essas tarefas bem como mudar de responsável. Por ela também é possível acrescentar  observações sobre determinada demanda e muito mais. Com um caráter bastante dinâmico intuitivo, esta plataforma tem o potencial de ajudar profundamente na sua dinâmica de trabalho e de toda a sua equipe, monitorando de maneira visível resultados, execuções e entregas.

O Notion por sua vez é uma ferramenta bastante dinâmica e também intuitiva. Há uma infinidade de funções que você pode executar nesta plataforma, como controle de tarefas, anotações, orientações para a equipe, agenda, armazenamento de documentos e muito mais. Ela pode ser uma importante aliada para o controle de projetos e a organização de tarefas complexas dentro da gestão pública.

Para além destas plataformas mais comuns mencionadas, atualmente existem sistemas próprios para a gestão dentro do setor público. Desde softwares específicos para a gestão da Secretaria de Saúde, por exemplo, até aplicativos que ajudam na execução de tarefas de zeladoria na cidade. A tecnologia tem se ampliado cada vez mais dentro do setor público. Basta você, gestor, dar o passo inicial de olhar os caminhos possibilitados por ela como oportunidades.

A tecnologia principal da gestão ágil é você

Demos alguns exemplos dos diversos mecanismos que temos acesso hoje, de maneira gratuita, para facilitar seu dia a dia de trabalho dentro da gestão pública. Hoje, com o acesso a essas informações na rede, você pode pensar caminhos e adaptar essas plataformas às suas preferências e necessidades. No entanto, nenhum destes acessos e facilitações servirão de algo se você, gestor, não ser entusiasta disso.

O passo inicial e fundamental para a jornada de uma gestão ágil através da utilização é a vontade de querer entregar mais resultados, de maneira mais rápida e mais eficiente. É o altruísmo de maior integração entre a sua equipe, bem como maior organização das tarefas a serem entregues, potencializando os resultados das políticas públicas. As tecnologias serão um amparo e ferramentas para a sua ação e desejo, enquanto gestor, de gerar resultados e entregar uma gestão eficiente e que execute políticas públicas de qualidade.

Uma gestão pública ágil, conectada, atualizada e que busca aprimorar seus mecanismos de trabalho cada vez mais só tende a melhorar seus resultados e suas entregas, tendo como resultado final a satisfação da população e construção de políticas públicas de qualidade que resolvam os problemas da população. Gestor, seja amigo da tecnologia, ela pode ser sua aliada na construção de uma sociedade melhor. Boa gestão 🙂