Sistemas (Softwares) são instrumentos que automaizam parte dos processos do município aumentando a eficiência e integrando informações importantes e reduzindo o excesso de trabalhos operacionais.
No mundo moderno, com o avanço do conceito de governo digital é praticamente impensável uma prefeitura não ter ao menos um software em uso. Com o avanço da tecnologia cada vez mais opções estão surgindo no mercado e sendo cada vez mais importantes para os prefeitos e secretários.
Nesse sentido, quando se trata de adquirir softwares, as empresas muitas vezes enfrentam várias dúvidas em relação ao processo de licitação.
Qual é a necessidade de licitar para aquisição de softwares?
A licitação para aquisição de softwares é um processo pelo qual as empresas solicitam propostas de fornecedores interessados em fornecer soluções de software específicas.
Nesse sentido, ela visa garantir transparência, igualdade de oportunidades e a obtenção do melhor custo-benefício para a organização. Além disso, a licitação também permite que as empresas analisem várias opções de fornecedores, recursos e preços antes de tomar uma decisão final.
O contratante deve ter clareza sobre quais serviços o sistema de software da futura contratada desempenhará, a fim de encontrar a melhor solução tecnológica. Essa tarefa nem sempre é simples, pois os gestores públicos muitas vezes não possuem afinidade com os conceitos da Tecnologia da Informação.
Qual é o processo de compra a ser utilizado?
Quando a conhecida Lei de Licitações (Nº 8.666 de 1993) foi elaborada o ambiente de tecnologias era outro completamente diferente.
Ao passo que passaram 30 anos da criação da lei, a acessibilidade e opções de soluções digitais se transformou de tal maneira que, em 2002 com a Lei do Pregão e em 2021 com a Nova Lei de Licitações mudanças importantes foram implementadas no modelo de contratação
O Pregão em geral é a modalidade mais utilizada nas contratações, visto que traz agilidade e possui amplo uso na modalidade online.
Além do pregão, também podemos utilizar outras modalidades, como a dispensa de licitações e a compra por inexigibilidade, que ocorrem com menor frequência, mas também são artifícios comuns de uso, cada um com suas necessidades diferentes.
Ainda assim, na Nova Lei de Licitações, há ainda a modalidade chamada de Diálogo Competitivo, que traz os licitantes para o debate com o contratante para a elaboração de soluções complexas e que muitas vezes não estão prontamente disponíveis no mercado.
Como definir os requisitos para aquisição de software?
Antes de tudo, é essencial que a organização defina claramente seus requisitos para o software desejado.
Recomenda-se envolver todas as partes interessadas internas para garantir que abordemos adequadamente todos os requisitos. È importante também ter claro os requisitos requisitos técnicos de segurança, hospedagem e proteção de dados.
Dessa forma, após superada a fase interna, a Administração deve publicar o edital de licitação no qual regrará as exigências e fases da contratação. Nesta fase é fundamental uma análise profunda dos detalhes, visto que todo o procedimento licitatório estará vinculado a esse documento.
Minimamente, o documento deve indicar o número da contratação, seu objeto, orçamento disponível ou valor máximo admitido, data, horário e local de realização, sendo que este último usualmente é a indicação do sítio eletrônico vinculado ao contratante.
Simultaneamente, è importante ressaltar também se o edital terá ou não a diferenciação de Microempresas a Empresas de Pequeno Porte (ME e EPP) ou se todo tipo de empresa poderá concorrer. Esta definição é muito importante para garantir que apenas tipo de empresa selecionado participe da chamada.
Devemos trabalhar outro ponto importante no edital: os critérios que utilizaremos para avaliar a conformidade da proposta. Podemos realizar o exame de conformidade, a prova de conceito, a homologação de amostras, etc., a fim de comprovar que o sistema oferecido é adequado e atende às condições técnicas estabelecidas.
Como definir outros parâmetros de softwares
Também é importante que, ao elaborar o projeto, nós demos atenção a conceitos importantes do setor. Alguns deles são:
Integração entre sistemas
Ao passo que ocorre o aumento do uso de softwares se torna imprescindível que os dados coletados se comuniquem, ou seja, que os sistemas trabalhem em conjunto para atingir um objetivo comum.
É comum que um sistema não tenha todas as funcionalidades necessárias e seja necessário a contração de outro sistema auxiliar. Um exemplo desta modalidade é a própria ToGov, que se conecta com diversos sistemas do mercado para entregar informações relevantes e importantes para a decisão por parte do prefeito e secretários municipais.
Armazenamento, segurança e tratamento de dados
Dados é o assunto do momento na área de tecnologia da informação, a implantação da Lei geral de Proteção de Dados (LGPD) tras uma série de configurações importantes de serem analisadas antes da contratação de qualquer solução.
Uma preocupação comum após o uso de diversos sistemas é sobre o direito de posse do dado. Apesar de ser comum que algumas empresas de Tecnologia da Informação dificultem o queiram bloquear o acesso externo aos dados vale ressaltar que a posse É DO PRÓPRIO MUNICÍPIO.
Como encontrar fornecedores de softwares qualificados?
Para encontrar fornecedores qualificados, as organizações podem adotar diversas estratégias. Elas podem realizar pesquisas de mercado, consultar bancos de dados de fornecedores, buscar referências de outras empresas do mesmo setor ou até mesmo solicitar recomendações de especialistas em tecnologia.
Nesse sentido, é comum que as empresas solicitem aos fornecedores interessados que apresentem informações sobre sua experiência anterior, casos de sucesso, certificações, capacidade técnica e financeira. Essas informações ajudam a avaliar a adequação dos fornecedores aos requisitos estabelecidos.
Além das opções acima, a Togov desenvolveu um módulo que faz o mapeamento de todas as empresas do seu município e te apresenta, para cada tipo de demanda, os possíveis fornecedores.
Qual é o papel da documentação durante o processo de licitação?
A documentação desempenha um papel fundamental no processo de licitação. A organização precisa fornecer uma descrição clara dos requisitos do software, dos critérios de seleção, dos prazos e das etapas do processo.
Do mesmo modo os fornecedores devem apresentar suas propostas de forma detalhada e precisa, incluindo informações sobre o software, sua funcionalidade, suporte e custos associados. Manter um registro adequado de toda a documentação é essencial para garantir a transparência e a conformidade legal.
Conclusão
Em síntese, a aquisição de softwares por meio de licitações pode parecer um processo complexo para muitas organizações. Nesse ínterim, compreender as principais dúvidas e buscar respostas claras e precisas pode ajudar a simplificar esse processo e permitir que as empresas façam escolhas informadas.
Neste artigo, abordamos algumas das principais dúvidas sobre licitações para aquisição de softwares, desde a necessidade de licitar até a definição de requisitos, avaliação de propostas, busca por fornecedores qualificados e importância da documentação.
Esperamos que essas informações tenham esclarecido algumas dúvidas comuns e capacitado as organizações a conduzirem licitações bem-sucedidas para a aquisição de softwares que atendam às suas necessidades específicas.
Você pode se interessar também:
